Gegevensbeschermingsverklaring

Algemeen

Impact Software NV, hierna genoemd “inMotiv”, verwerkt verschillende persoonsgegevens van jou om producten en diensten te kunnen leveren. We zullen te allen tijde zorgvuldig met die persoonsgegevens omgaan. Daarbij houden we ons aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna GDPR) [2016], Wet Elektronische Communicatie [2005] en Privacywet [1992] ons opleggen. In deze verklaring leest u hoe inMotiv met uw persoonsgegevens omgaat.

Deze gegevensbeschermingsverklaring is van toepassing op al onze Autoconnect klanten (huidige, voormalige en toekomstige) en op alle bezoekers van de inMotiv website(s) en webapplicaties.

inMotiv streeft ernaar om haar plichten na te leven en de rechten van de klant te respecteren telkens wanneer inMotiv uw persoonsgegevens verwerkt. Voor meer informatie kan u terecht op de website van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (hierna GBA).

Deze gegevensbeschermingsverklaring is opgesteld om te voldoen aan uw recht op informatie onder artikel 13 en 14 van de GDPR. Voor meer details omtrent de toepassing van de GDPR-wetgeving door inMotiv verwijzen we naar Artikel XI ‘Verwerking van persoonsgegevens’ in de algemene voorwaarden. Indien u gebruik wil maken van onze diensten, dient u steeds akkoord te gaan met de algemene voorwaarden. Indien u al klant bent zal u hiervan steeds op de hoogte worden gebracht via e-mail en bij uw volgende bezoek op het Autoconnect platform.

Persoonsgegevens, wat zijn dat?

Een persoonsgegeven is elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is. Dat het om een natuurlijke persoon moet gaan, houdt in dat gegevens van overleden personen of van organisaties geen persoonsgegevens zijn.

Wat doen we precies met uw persoonsgegevens?

• Om de overeenkomst te kunnen nakomen
  • Contactgegevens om contact met u op te kunnen nemen
  • Inloggegevens voor producten en diensten, zodat we uw account kunnen onderhouden en beheren
  • Opzoeking van voertuiggegevens
  • Registratie van voertuig
  • Pre-registratie van voertuig
  • Aftersales communicatie
• Om de interne werking van inMotiv mogelijk te maken:
  • interne rapporteringen
  • statistieken ter verbetering van het platform
• Om aan de wet te voldoen
  • Persoonsgegevens die we wettelijk verplicht zijn op verzoek aan overheidsdiensten zoals de Belastingdienst en Justitie te verstrekken. We verstrekken alleen die gegevens die noodzakelijk zijn.
  • Voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de administratie- en bewaarplicht, zoals vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek (BW).
• Om u op de hoogte te houden van onze nieuwste ontwikkelingen
  • Bijvoorbeeld door u e-mails, nieuwsbrieven of persoonlijke aanbiedingen te sturen. Het is steeds mogelijk uit te schrijven om deze berichten niet meer te ontvangen. U zal geen reclame ontvangen over andere producten of diensten zonder uw toestemming te hebben gegeven. inMotiv zal je gegevens ook nooit verkopen of verhuren aan derden.

Aan wie sturen wij uw persoonsgegevens?

• ICT-dienstverleners en externe adviseurs, voor het onderhouden, beheren en hosten van onze applicaties
• Advocatenkantoren, voor het opstellen van contracten of bepalingen te laten nakomen indien nodig
• Onze boekhouder, voor het bijhouden van de boekhouding
• Onze accountant, voor de jaarlijkse verplichten audit
• Accountmanagers, om als contactpersoon van inMotiv te dienen
• Verschillende overheidsinstanties zoals de FOD Financiën in verband met wettelijk verplichtingen die ons worden opgelegd

Doorgifte aan derde landen

inMotiv werkt ook samen met partners in het buitenland, wat als gevolg heeft dat uw persoonsgegevens, indien van toepassing, niet alleen in België worden verwerkt.

Een aantal van onze ICT-dienstverleners bevinden zich in het buitenland, dit gaat binnen de Europese unie om Nederland, Roemenië en Ierland. In specifieke gevallen is dit ook buiten Europa bij het gebruik van bepaalde internetdiensten die worden gehost in Australië.

Zoals vereist kiest inMotiv enkel partners die ook voldoen aan de GDPR. inMotiv sluit contracten en overeenkomsten af met partners om deze strikte eisen te kunnen borgen.

Bewaartermijnen

inMotiv zal uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk bewaren. Dit zijn de verschillende bewaartermijnen die afhankelijk van de context worden gehanteerd:

• Als u geen klant meer bent
  • Uw persoonsgegevens worden na vier jaar verwijderd
• Bij een openstaande factuur
  • Zolang de factuur niet is verjaard, dit geldt ook voor oud-klanten
• Bij prospecten
  • Uw prospectgegevens worden twee jaar na verloop van de uitgebrachte offerte of na het laatste contactmoment verwijderd.
• Financiële gegevens
  • inMotiv is wettelijk verplicht om alle financiële gegevens zeven jaar te bewaren voor de FOD Financiën. Het is mogelijk dat hierbij ook persoonsgegevens worden bewaard met beperkte toegankelijkheid.
• Juridische noodzaak
  • Om bepaalde gegevens als bewijs te bewaren bij geschillen, tot maximaal 10 jaar na beëindiging van uw contract. Deze gearchiveerde gegevens ook beperkt toegankelijk.

Beveiliging

We vinden het bij inMotiv erg belangrijk dat persoonsgegevens goed beveiligd zijn. Wanneer er onverhoopt toch iets mis gaat, dan zullen wij in actie komen. Dit doen we ook bij datalekken, die we als dat nodig is zowel aan u als de gegevensbeschermingsautoriteit melden.

Daarnaast hebben al onze interne en externe medewerkers een geheimhoudingsverklaring getekend. Onze medewerkers gaan zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en gebruiken deze alleen als ze deze daadwerkelijk nodig hebben om hun werk uit te voeren.

inMotiv websites vermelden soms links naar sites van derden (sociale media, partners en andere informatie) die niet onder deze gegevensbeschermingsverklaring vallen. Voor het gegevensbeschermingsbeleid van deze derde partijen kan worden teruggevonden op de websites naar waar gelinkt wordt.

Uw rechten

Als klant of prospect hebt u verschillende rechten. Deze rechten sommen we hieronder op:

U hebt het recht om:

• Inzicht te krijgen in wat we met uw persoonsgegevens doen
• Eventuele fouten te laten corrigeren
• Verouderde persoonsgegevens te laten verwijderen
• Persoonsgegevens niet meer verder te laten verwerken, afgezien van het opslaan van deze gegevens
• Uw persoonsgegevens naar uzelf of naar een andere organisatie over te dragen voor afname van aangeboden diensten
• Uw toestemming in te trekken tegen automatische besluitvorming
• Uw bezwaar te maken tegen een bepaald gebruik

Indien u beroep wil doen op bovenstaande rechten kan u altijd contact opnemen met de inMotiv Servicedesk of het contactformulier op de website.

Cookies

Onze websites maken gebruik van cookies waarbij informatie op je digitaal toestel wordt opgeslagen en/of uitgelezen (hierna “cookie”). Voor meer informatie over welke cookies wij gebruiken kan je terecht op ons cookiebeleid.

Wijzigingen

inMotiv behoudt zich het recht voor om deze gegevensbeschermingsverklaring aan te passen. Wijzigingen zullen steeds voorafgaand aan de inwerkingtreding ervan op deze website worden gepubliceerd.

Vragen

Heeft u nog vragen met betrekking tot onze gegevensbeschermingsverklaring of onze werkwijze op dit gebied? Neem dan per e-mail of schriftelijk contact met ons op.

Heeft u een klacht over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, dan kunt u deze indienen bij de inMotiv Servicedesk. Ook kunt u een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

Algemene contactgegevens inMotiv

Impact Software NV
Schaliënstraat 5
2000 Antwerpen

servicedesk@inmotiv.be
+32 (0) 3 369 18 17