Déclaration de protection des données

Généralités

Impact Software SA, ci-après dénommées « inMotiv », traitent différentes données à caractère personnel vous concernant afin de pouvoir fournir des produits et des services. Nous manipulons toujours ces données à caractère personnel avec le plus grand soin. À cet égard, nous respectons les exigences que le Règlement général sur la protection des données (ci-après « RGPD ») [2016], la loi sur la communication électronique [2005] et la loi sur la vie privée [1992] nous imposent. Dans cette déclaration, vous lirez comment inMotiv traite vos données à caractère personnel.

La présente déclaration de protection des données s’applique à tous nos clients Autoconnect (passés, présents et futurs), ainsi qu’à tous les visiteurs du ou des sites web et des applications web d’inMotiv.

inMotiv entend respecter ses obligations, ainsi que les droits du client à chaque fois qu’elle traite vos données à caractère personnel. Pour de plus amples informations, vous pouvez consulter le site web de l’Autorité belge de protection des données (ci-après « APD »).

La présente déclaration de protection des données a été établie afin de satisfaire à votre droit à l’information tel que visé aux articles 13 et 14 du RGPD. Pour plus de détails sur l’application de la législation RGPD par inMotiv, nous vous renvoyons à l’article XI ‘Traitement de données à caractère personnel’ des conditions générales. Si vous voulez utiliser nos services, vous devez toujours marquer votre accord avec les conditions générales. Si vous êtes déjà client, vous en serez toujours informé par e-mail et lors de votre prochaine visite sur la plateforme Autoconnect.

Les données à caractère personnel, qu’est-ce que c’est ?

Une donnée à caractère personnel est toute donnée relative à une personne physique identifiée ou identifiable. Cela signifie que les informations concernent directement une personne ou qu’elles permettent d’identifier cette personne. Le fait qu’il doit s’agir d’une personne physique implique que les données de personnes décédées ou d’organisations ne sont pas des données à caractère personnel.

Que faisons-nous exactement avec vos données à caractère personnel ?

• Pour pouvoir respecter le contrat :
  • Des coordonnées pour pouvoir vous contacter ;
  • Des données de connexion pour les produits et les services, de sorte que nous puissions entretenir et gérer votre compte ;
  • La recherche de données relatives à un véhicule ;
  • L’enregistrement d’un véhicule ;
  • Le préenregistrement d’un véhicule ;
  • La communication après-vente ;
• Pour permettre le fonctionnement interne d’inMotiv :
  • Des rapports internes ;
  • Des statistiques en vue de l’amélioration de la plateforme ;
• Pour respecter la loi :
  • Les données à caractère personnel que nous sommes légalement tenus de fournir à la demande de services publics tels que l’Administration fiscale et la Justice. Nous ne fournissons que les données qui sont nécessaires ;
  • Pour l’accomplissement d’obligations légales, telles que les obligations d’administration et de conservation, qui sont déterminées dans le Code civil (C.C.) ;
• Pour vous tenir informé de nos derniers développements :
  • Par exemple en vous envoyant des e-mails, des lettres d’information ou des offres personnelles. Il est toujours possible de se désinscrire pour ne plus recevoir ces messages. Vous ne recevrez pas de publicité sur d’autres produits ou services sans avoir donné votre consentement. inMotiv ne vendra ou ne louera jamais vos données à des tiers.

À qui envoyons-nous vos données à caractère personnel ?

• Des prestataires de services ICT et des conseillers externes, pour la maintenance, la gestion et l’hébergement de nos applications ;
• Des bureaux d’avocats, pour la rédaction de contrats ou le respect de dispositions, si nécessaire ;
• Notre comptable, pour la tenue de la comptabilité ;
• Notre expert-comptable, pour l’audit annuel obligatoire ;
• Des gestionnaires de comptes, pour servir de personne de contact d’inMotiv ;
• Différents organismes publics, tels que le SPF Finances, concernant les obligations légales qui nous sont imposées.

Transfert vers des pays tiers

inMotiv collabore aussi avec des partenaires à l’étranger, ce qui a pour conséquence que vos données à caractère personnel ne sont, le cas échéant, pas uniquement traitées en Belgique.

Un certain nombre de nos prestataires de services ICT se trouvent à l’étranger, et il s’agit, au sein de l’union européenne, de pays tels que les Pays-Bas, la Roumanie et l’Irlande. Dans des cas spécifiques, ils se situent également en dehors de l’Europe, comme pour l’utilisation de certains services internet qui sont hébergés en Australie.

Comme requis, inMotiv ne choisit que des partenaires qui satisfont aussi au RGPD. inMotiv conclut des contrats et des accords avec des partenaires afin de pouvoir garantir ces exigences strictes.

Délais de conservation

inMotiv ne conservera pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire. Voici les différents délais de conservation qui sont utilisés en fonction du contexte :

• • Si vous n’êtes plus client :
    • Vos données à caractère personnel sont supprimées après quatre ans ;
  • En cas de facture impayée :
    • Tant que la facture n’est pas prescrite, ce qui vaut aussi pour les anciens clients ;
  • Dans le cas de prospects :
    • Vos données de prospects sont supprimées deux ans après l’expiration de l’offre émise ou après la dernière prise de contact ;
  • Données financières :
    • inMotiv est légalement tenue de conserver toutes les données financières durant sept ans pour le SPF Finances. Il est possible que des données à caractère personnel soient, dans ce cadre, également conservées avec une accessibilité limitée ;
  • Nécessité juridique :
    • Pour conserver certaines données à titre de preuve en cas de litiges, jusqu’à maximum 10 ans après la fin de votre contrat. Ces données archivées sont aussi accessibles de façon limitée.

Sécurité

Chez inMotiv, nous trouvons très important que les données à caractère personnel soient bien sécurisées. En cas de problème, nous entrons en action. Et c’est ce que nous faisons également en cas de fuites de données, que nous signalons, si nécessaire, tant à la personne concernée, à savoir vous, qu’à l’autorité de protection des données.

En outre, tous nos collaborateurs internes et externes ont signé une déclaration de confidentialité. Nos collaborateurs manipulent vos données à caractère personnel avec le plus grand soin et ne les utilisent que s’ils en ont réellement besoin pour effectuer leur travail.

Les sites web d’inMotiv mentionnent parfois des liens vers des sites de tiers (médias sociaux, partenaires et autres informations) qui ne relèvent pas de la présente déclaration de protection des données. Vous trouverez la politique de protection des données de ces tiers sur les sites web auxquels vous pouvez accéder via les liens mentionnés.

Vos droits

En tant que client ou prospect, vous disposez de différents droits, que nous énumérons ci-dessous.

Vous avez le droit :

• D’accéder à ce que nous faisons avec vos données à caractère personnel ;
• De faire rectifier d’éventuelles erreurs ;
• De faire supprimer les données à caractère personnel obsolètes ;
• D’empêcher le traitement de données à caractère personnel, sauf pour le stockage de ces données ;
• De transférer vos données à caractère personnel à vous-même ou à une autre organisation pour la réception des services offerts ;
• De retirer votre consentement contre une prise de décision automatisée ;
• De vous opposer à une utilisation déterminée.

Si vous souhaitez faire appel aux droits susmentionnés, vous pouvez toujours contacter le service desk d’inMotiv ou remplir le formulaire de contact sur le site web.

Cookies

Nos sites web utilisent des cookies qui permettent de stocker et/ou de lire des informations sur votre appareil numérique (ci-après « cookies »). Pour de plus amples informations sur les cookies que nous utilisons, vous pouvez consulter notre politique en matière de cookies.

Modifications

inMotiv se réserve le droit de modifier la présente déclaration de protection des données. Les modifications apportées seront toujours publiées sur ce site web préalablement à leur entrée en vigueur.

Questions

Vous avez encore des questions concernant notre déclaration de protection des données ou notre méthode de travail en la matière ? Contactez-nous par e-mail ou par écrit.

Si vous avez une réclamation concernant la façon dont nous gérons vos données à caractère personnel, vous pouvez l’introduire auprès du service desk d’inMotiv. Vous pouvez également introduire toute réclamation auprès de l’Autorité belge de protection des données.

Coordonnées générales d’inMotiv

Impact Software SA
Schaliënstraat 5
2000 Anvers

servicedesk@inmotiv.be
+32 (0) 3 369 18 17